Von doppelter auf einfache Buchhaltung wechseln – so gelingt der Übergang

Wächst dein Unternehmen rückwärts? Im besten Sinne schon: Wer seinen Jahresumsatz dauerhaft unter CHF 500’000 hält – oder von Anfang an mit doppelter Buchhaltung gestartet ist, obwohl es gar nicht nötig gewesen wäre – kann auf die einfache Buchhaltung wechseln und damit erheblich Aufwand sparen.

Doch der Wechsel ist kein einfaches Umschalten. Es gibt einen kritischen Punkt, den viele übersehen – und der im schlimmsten Fall zu einer Doppelbesteuerung führt. Hier erfährst du, worauf es wirklich ankommt.

Wer darf von doppelter auf einfache Buchhaltung wechseln?

Gemäss Art. 957 OR sind Einzelfirmen und Kollektivgesellschaften mit einem Jahresumsatz unter CHF 500’000 von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Sie dürfen stattdessen eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen – die sogenannte Milchbüchleinrechnung.

Für folgende Rechtsformen ist der Wechsel nicht möglich:

• GmbH und AG – immer mit doppelter Buchführungspflicht
• Unternehmen mit mehr als CHF 500’000 Jahresumsatz

Der Wechsel ist in der Regel zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres vorzunehmen – also auf den 1. Januar.

Was ändert sich beim Wechsel?

Die doppelte Buchhaltung arbeitet nach dem Soll-Haben-Prinzip: Jede Buchung hat eine Gegenbuchung, Bilanz und Erfolgsrechnung werden geführt. Die einfache Buchhaltung hingegen erfasst nur, was tatsächlich auf deinem Konto ein- und ausgegangen ist – nach dem Ist-Prinzip.

Das bedeutet in der Praxis:

• Keine Bilanz mehr
• Keine Erfolgsrechnung
• Kein Kontenplan notwendig
• Nur: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Klingt einfacher – ist es auch. Aber der Übergang selbst braucht Sorgfalt.

Schritt 1: Das letzte Jahr sauber abschliessen

Bevor du umstellst, muss das letzte Geschäftsjahr unter doppelter Buchführung vollständig abgeschlossen sein. Das heisst:

• Alle Buchungen bis zum 31. Dezember sind erfasst
• Die Jahresbilanz ist erstellt
• Offene Forderungen (Debitoren) und offene Verbindlichkeiten (Kreditoren) sind dokumentiert

Diese Abschlussbilanz ist nicht nur für deinen Treuhänder wichtig – sie ist die Grundlage, damit der Übergang steuerlich korrekt läuft.

Schritt 2: Der grösste Stolperstein – offene Forderungen und Verbindlichkeiten korrekt behandeln

Hier liegt die häufigste Fehlerquelle beim Wechsel. Stell dir folgendes vor:

Du hast im Dezember eine Rechnung über CHF 3’000 ausgestellt. Unter der doppelten Buchhaltung wurde dieser Betrag bereits als Einnahme verbucht und versteuert. Die Zahlung geht aber erst im Januar des neuen Jahres ein – also schon unter deiner neuen einfachen Buchhaltung.

Wenn du diesen Zahlungseingang nun als Einnahme buchst, wird derselbe Betrag ein zweites Mal versteuert. Das ist falsch.

Die Lösung: Kennzeichne solche Zahlungen mit dem Betrag CHF 0 und einem Vermerk wie „im Vorjahr als Forderung versteuert”. So ist der Geldfluss dokumentiert, ohne dass der Betrag nochmals als Einnahme zählt.

Dasselbe gilt spiegelbildlich für offene Verbindlichkeiten: Rechnungen, die du im Dezember erhalten und bereits als Ausgabe verbucht hast, die aber erst im Januar bezahlt werden – auch diese dürfen nicht doppelt als Ausgabe erscheinen.

Schritt 3: Ab Januar nur noch Einnahmen und Ausgaben erfassen

Ab dem ersten Tag des neuen Jahres gilt: Du erfasst ausschliesslich, was tatsächlich auf deinem Geschäftskonto eingeht oder abgeht. Die Logik der einfachen Buchhaltung ist denkbar simpel:

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Dieser Gewinn bildet die Grundlage für deine Einkommenssteuer und die AHV-Beiträge. Mehr brauchst du in der Regel nicht zu erfassen.

Wichtig: Führe für jede Buchung einen Beleg. Das gilt für die einfache Buchhaltung genauso wie für die doppelte.

Welche Vorteile bringt der Wechsel?

Der Wechsel lohnt sich, wenn du den Verwaltungsaufwand dauerhaft reduzieren möchtest:

• Weniger Zeitaufwand: Keine aufwändigen Abstimmungen, keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung
• Weniger Komplexität: Kein Kontenrahmen, keine Gegenbuchungen, kein Jahresabschluss nach OR
• Mehr Überblick: Eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Liste gibt dir jederzeit ein klares Bild deiner Finanzen
• Geringere Kosten: Weniger Treuhandstunden, weil die Buchführung unkomplizierter ist

Welche Software eignet sich nach dem Wechsel?

Viele Buchhaltungsprogramme sind primär auf doppelte Buchhaltung ausgerichtet – mit Kontenrahmen, Bilanz und komplexen Abschlüssen. Für Einzelfirmen unter CHF 500’000 ist das nach dem Wechsel schlicht zu viel.

Genau für diesen Fall wurde Effizo entwickelt. Effizo ist eine bewusst einfach gehaltene Buchhaltungssoftware für Schweizer Einzelfirmen – ein digitales Milchbüchlein ohne unnötige Komplexität.

Mit Effizo kannst du:

• Einnahmen und Ausgaben unkompliziert erfassen
• Belege direkt hochladen und digital archivieren
• Deinen aktuellen Gewinn jederzeit auf einen Blick sehen
• Einen sauberen Jahresabschluss für die Steuererklärung exportieren

Keine doppelte Buchhaltung. Keine unnötige Komplexität. Nur das, was du wirklich brauchst.

Fazit: Wechsel ja – aber mit Sorgfalt beim Übergang

Der Wechsel von der doppelten auf die einfache Buchhaltung ist für viele Einzelfirmen in der Schweiz ein sinnvoller Schritt. Er reduziert den administrativen Aufwand erheblich und macht die Buchführung greifbarer.

Entscheidend ist, den letzten Jahresabschluss unter doppelter Buchhaltung sauber abzuschliessen und offene Forderungen sowie Verbindlichkeiten beim Übergang korrekt zu behandeln. Wer das einmalig richtig macht, profitiert danach jahrelang von einer deutlich schlankeren Buchhaltung.

Und mit Effizo läuft die einfache Buchhaltung dann fast von selbst.