Accesso fiduciario al software di contabilità: come funziona la collaborazione

Molte ditte individuali tengono da sole la propria contabilità corrente, ma fanno verificare la dichiarazione dei redditi o il bilancio annuale da un fiduciario. La collaborazione spesso fallisce per motivi tecnici: file Excel via e-mail, giustificativi in una cartella, versioni diverse che si incrociano. Esiste un modo più semplice.

Il problema classico: inviarsi file avanti e indietro

Senza accesso condiviso al software, la collaborazione si svolge di solito così:

• Esporti la tua contabilità in Excel o PDF
• Invii i giustificativi singolarmente o in una cartella ZIP
• Il fiduciario lavora con una copia, potenzialmente già superata al momento dell’invio
• Le domande vanno avanti e indietro via e-mail, spesso con ritardi

Tutto ciò richiede tempo – da entrambe le parti – e aumenta il rischio di errori dovuti a dati superati o incompleti.

L’alternativa: accesso diretto allo stesso software

Quando il tuo fiduciario ha accesso diretto al tuo software di contabilità, vede gli stessi dati che vedi tu – in tempo reale, senza esportazione. Concretamente questo significa:

• Nessuna copia superata – il fiduciario vede sempre la situazione attuale
• Domande dirette – in caso di registrazione poco chiara, può verificare direttamente nel software
• Meno lavoro per te – non serve più esportare e inviare manualmente
• Chiusure più rapide – il fiduciario non deve aspettare la tua prossima e-mail

Cosa serve davvero allo studio fiduciario

Prima di parlare di accessi, vale la pena chiedersi quali dati servano realmente. Per una chiusura o una dichiarazione dei redditi della ditta individuale sono:

• tutte le entrate e uscite dell’esercizio, senza lacune
• i relativi giustificativi, abbinati alla registrazione e non in una cartella sfusa
• il saldo del conto aziendale alla data di chiusura
• i partitari aperti – quello che non è ancora pagato, in entrambe le direzioni
• in caso di assoggettamento, i rendiconti IVA di tutti i periodi dell’anno
• le indicazioni su prelievi e apporti privati, perché non devono modificare l’utile

Se ne manca uno, nasce esattamente il giro di domande che rende cara la chiusura.

La divisione del lavoro che funziona più spesso

Non ogni ditta individuale ha bisogno di uno studio fiduciario per tutto. La combinazione più conveniente è di solito questa:

Tu, in continuo: registrare i giustificativi, emettere le fatture, riconciliare gli incassi. Sono i compiti in cui conosci comunque la tua attività meglio di chiunque altro – e in cui ogni ritardo costa poi il doppio.

Lo studio, periodicamente: i lavori di chiusura, la dichiarazione dei redditi, la valutazione dei casi limite. Esattamente ciò per cui la competenza specialistica si ripaga.

Questa divisione funziona però solo se entrambe le parti guardano lo stesso stato dei dati. Non appena i file iniziano a circolare, il lavoro torna da te.

Cosa dovrebbe essere sistemato prima della consegna

Una chiusura non diventa più economica perché la consegni presto, ma perché resta poco da chiarire. Tre cose valgono la pena prima:

1. Completare la riconciliazione bancaria. Ogni movimento del conto aziendale dovrebbe essere abbinato a una registrazione. Come funziona è descritto nell’articolo sulla contabilizzazione dell’estratto conto.
2. Recuperare i giustificativi mancanti. Una spesa senza giustificativo, nel dubbio, non è una spesa. Con la registrazione dei documenti è questione di minuti, se lo si fa man mano.
3. Liquidare i periodi IVA, se sei assoggettato – il rendiconto IVA non fa parte del pacchetto di chiusura, lo precede.

Cosa verificare nella scelta del software

Non tutti i software di contabilità rendono questo semplice. Verifica:

• Utenti aggiuntivi illimitati o economici – alcuni fornitori applicano un costo per ogni utente aggiuntivo, che raramente conviene per una singola ditta individuale
• Gestione di ruoli e permessi – il tuo fiduciario non ha necessariamente bisogno di accesso a tutto
• Funzioni di esportazione – nel caso il tuo fiduciario preferisca continuare a lavorare con i propri strumenti

Effizo offre un numero illimitato di utenti allo stesso prezzo fisso – il tuo fiduciario ottiene quindi accesso completo, senza costi aggiuntivi per te.

Vale anche il contrario: chi come studio fiduciario segue più mandati può passare da un’azienda all’altra con un unico accesso, invece di gestire un account separato per ogni mandato. La gestione degli utenti è pensata esattamente per questo.

Come impostare l’accesso

1. Invita il tuo fiduciario tramite la gestione utenti con il suo indirizzo e-mail
2. Riceve credenziali proprie e vede direttamente la tua contabilità corrente
3. In caso di domande, può consultare da solo i giustificativi e le registrazioni
4. A fine anno, esporta direttamente dal software i documenti necessari

Cosa non cambia con l’accesso

Uno stato dei dati condiviso sposta lavoro, non responsabilità. La dichiarazione dei redditi la firmi tu, e le indicazioni che contiene sono tue. Uno studio fiduciario verifica, classifica e calcola – ma può lavorare solo con ciò che è stato registrato.

Non è una clausola in piccolo, è il motivo pratico per cui la registrazione continua conviene: ciò che a gennaio non è stato contabilizzato, l’anno dopo non lo ricostruisce più nessuno, nemmeno a pagamento.

Conclusione

La collaborazione con il tuo fiduciario non deve passare per allegati e-mail. Con un accesso diretto allo stesso software, entrambe le parti vedono lo stesso stato – e nessuno chiede quale versione sia quella valida.

Effizo offre accesso utenti illimitato a prezzo fisso – ideale per la collaborazione con il tuo fiduciario. Scopri anche i nostri consigli per organizzare la tua contabilità.