Fatturare e sollecitare in Svizzera: termini, interessi di mora e spese di sollecito

Una fattura diventa fatturato solo quando il denaro è sul conto. Per una ditta individuale o un lavoratore autonomo le fatture aperte non sono quindi un dettaglio contabile, ma una questione di liquidità: se paghi puntualmente affitto, assicurazioni sociali e fornitori, non puoi aspettare mesi un incasso.

Questo articolo riassume le regole valide in Svizzera – dal termine di pagamento fino all’esecuzione. Non sostituisce una consulenza legale, ma ti dà le basi per impostare correttamente la gestione dei solleciti.

Cosa deve contenere una fattura

Perché una fattura sia esigibile deve essere chiaro chi deve cosa a chi e per quale importo. In concreto:

• Il tuo nome e indirizzo e quelli del cliente
• La data della fattura e un numero progressivo
• La descrizione della prestazione con quantità, prezzo e data di esecuzione
• L’importo totale e, se sei assoggettato, l’aliquota IVA e il tuo numero IVA
• Una data di scadenza concreta
• Le coordinate di pagamento – in Svizzera di regola la sezione di pagamento QR della fattura QR svizzera

Se sei assoggettato all’IVA, vale la pena dare un’occhiata ai dettagli della liquidazione IVA: un’imposta indicata in modo errato comporta correzioni successive.

Termine di pagamento: 30 giorni sono un uso, non una legge

Un equivoco diffuso: in Svizzera non esiste alcun termine di pagamento legale di 30 giorni. Secondo l’art. 75 CO l’adempimento può essere richiesto subito, se né il contratto né la natura del rapporto dispongono diversamente. «30 giorni netto» è quindi solo un uso commerciale, diffuso ma non prescritto.

Ne deriva una conseguenza pratica: il termine indicato sulla tua fattura è quello che vale. Stabiliscilo consapevolmente. Con clienti nuovi o per importi elevati, 10 o 14 giorni sono ammissibili quanto 30.

Quando il cliente è in mora?

La mora è il momento a partire dal quale ti spettano diritti aggiuntivi. Secondo l’art. 102 CO ci sono due strade:

• Con una scadenza concordata: se tu e il tuo cliente avete fissato d’accordo una data precisa, per esempio nell’offerta, nel contratto o nelle tue CG, la mora subentra automaticamente il giorno successivo, senza alcun sollecito. La legge chiede che il giorno dell’adempimento sia stato «stabilito d’accordo» (art. 102 cpv. 2 CO).
• Senza scadenza concordata: in mancanza di un tale accordo serve prima un sollecito. Solo dopo inizia la mora. Una data che figura soltanto sulla fattura non basta necessariamente: il semplice invio di una fattura, anche con un termine di pagamento, non vale di per sé come diffida.

Indica comunque sempre una data di scadenza sulla fattura invece di un generico «pagabile entro 30 giorni», ma, dove puoi, fissala già prima. Se le tue condizioni di pagamento stanno nell’offerta o nelle CG, in caso di controversia ti risparmi il sollecito come primo passaggio.

Interessi di mora: il 5 per cento annuo

Non appena si è in mora, l’art. 104 cpv. 1 CO ti consente di esigere un interesse moratorio del 5 per cento annuo – senza che debba essere stato pattuito da nessuna parte. Un tasso superiore è esigibile solo se lo hai fissato contrattualmente in anticipo.

Un esempio: su una fattura aperta di CHF 5’000 in ritardo di 60 giorni si arriva a circa CHF 41 di interessi. Su importi piccoli è più un segnale che un ricavo – ma su fatture più elevate o ritardi prolungati la somma diventa sensibile.

Spese di sollecito: solo con una base contrattuale

Qui sta l’errore più frequente. A differenza degli interessi di mora, le spese di sollecito non sono dovute per legge. Richiedono una base contrattuale e, secondo la giurisprudenza, una clausola generica non basta. Una frase come «le spese di sollecito sono a carico del cliente» non è sufficiente: l’importo va indicato espressamente.

In pratica: inserisci un importo concreto nelle tue CG o nell’offerta, ad esempio «CHF 20 per sollecito». Senza questa base puoi anche esporre le spese, ma non potrai farle valere in caso di contenzioso. Gli importi usuali si situano tra CHF 20 e CHF 30 – chi pretende sensibilmente di più rischia che le spese vengano giudicate inammissibili.

Il sollecito in tre livelli

Un procedimento graduale si è dimostrato efficace. Mantiene a lungo un tono cortese e documenta comunque in modo completo che hai sollecitato:

• Promemoria di pagamento – il richiamo cortese, di regola senza spese. Molto spesso una fattura è semplicemente sfuggita e questo solo avviso chiude la questione.
• 1° sollecito – formale, con un nuovo termine e il richiamo a interessi di mora e spese.
• 2° sollecito – ultimo termine, con l’annuncio di ulteriori passi.

Tra i livelli sono usuali 10-14 giorni. Conta meno la durata esatta della costanza: sollecitare in modo irregolare segnala che non c’è fretta.

In Effizo questo flusso parte direttamente dalla fatturazione. I termini e le spese di sollecito li stabilisci tu, la lettera contiene una sezione di pagamento QR sull’intero importo ancora aperto e le spese vengono registrate con giustificativo.

Quando non serve più nulla: l’esecuzione

Se anche il secondo sollecito resta senza effetto, la via passa dall’ufficio d’esecuzione del domicilio o della sede del debitore. Presenti una domanda d’esecuzione e anticipi le spese. Se la controparte fa opposizione ti serve il rigetto dell’opposizione – e l’esecuzione diventa un procedimento giudiziario.

Per molte ditte individuali è il punto in cui l’impegno si giustifica solo per importi rilevanti. Tanto più conta tutto ciò che avviene prima.

Prescrizione: 5 o 10 anni

I crediti si prescrivono. Il principio dell’art. 127 CO è di dieci anni. Per molti affari correnti vale però il termine più breve di cinque anni dell’art. 128 CO – tra cui i lavori artigianali, le vendite ordinarie e numerose prestazioni di servizi.

Un dettaglio spesso trascurato: un semplice sollecito non interrompe la prescrizione. Servono un riconoscimento di debito da parte del debitore – ad esempio un acconto – oppure un passo formale come un’esecuzione o un’azione giudiziaria.

Come mantenere la panoramica

Una gestione dei solleciti funziona solo se vedi in ogni momento quale fattura è aperta e da quando. È proprio qui che nella pratica si inceppa più spesso – non per mancanza di volontà, ma per mancanza di visione d’insieme.

Aiutano uno stato chiaro per ogni fattura, un appuntamento fisso nel mese per passare in rassegna le posizioni aperte e una contabilità tenuta di continuo invece che una volta all’anno. Come ottenere una panoramica delle tue finanze lo abbiamo descritto a parte.

Conclusione

Le regole sono gestibili: concorda una data di scadenza concreta già nell’offerta o nelle CG, e la mora subentra senza diffida. L’interesse di mora del 5 per cento ti spetta per legge, le spese di sollecito solo con una base contrattuale espressa. E un sollecito graduale e costante rende più di un’unica lettera severa dopo sei mesi.

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