Rechnung schreiben und mahnen in der Schweiz: Fristen, Verzugszins und Mahngebühren

Eine Rechnung ist erst dann Umsatz, wenn das Geld auf dem Konto ist. Für Einzelfirmen und Selbstständige sind offene Rechnungen deshalb kein Buchhaltungsdetail, sondern eine Liquiditätsfrage: Wer selbst pünktlich Miete, Sozialversicherungen und Lieferanten zahlt, kann nicht monatelang auf Zahlungseingänge warten.

Dieser Beitrag zeigt, welche Regeln in der Schweiz gelten – von der Zahlungsfrist über den Verzug bis zur Betreibung. Er ersetzt keine Rechtsberatung, gibt dir aber die Grundlagen an die Hand, um dein Mahnwesen sauber aufzusetzen.

Was auf eine Rechnung gehört

Damit eine Rechnung überhaupt durchsetzbar ist, muss klar sein, wer wem wofür wie viel schuldet. In der Praxis heisst das:

• Name und Adresse von dir und deiner Kundschaft
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschrieb der Leistung mit Menge, Preis und Leistungsdatum
• Gesamtbetrag, bei MWST-Pflicht zusätzlich Steuersatz und deine MWST-Nummer
• ein konkretes Fälligkeitsdatum
• Zahlungsangaben – in der Schweiz üblicherweise der QR-Zahlteil mit QR-IBAN

Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, lohnt sich ein Blick auf die Details der MWST-Abrechnung – falsch ausgewiesene Steuer führt später zu Korrekturen.

Zahlungsfrist: 30 Tage sind Konvention, nicht Gesetz

Ein weit verbreiteter Irrtum: Es gibt in der Schweiz keine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Nach Art. 75 OR kann die Erfüllung sofort gefordert werden, wenn weder Vertrag noch Natur des Geschäfts etwas anderes vorsehen. “30 Tage netto” ist also reine Usanz – verbreitet, aber nicht vorgeschrieben.

Daraus folgt etwas Praktisches: Die Frist, die auf deiner Rechnung steht, ist die Frist, die gilt. Setz sie bewusst. Bei neuer Kundschaft oder grösseren Beträgen sind 10 oder 14 Tage genauso zulässig wie 30.

Wann ist deine Kundschaft in Verzug?

Der Verzug ist der Moment, ab dem dir zusätzliche Rechte zustehen. Nach Art. 102 OR gibt es zwei Wege dorthin:

• Mit konkretem Verfalltag: Steht auf der Rechnung ein bestimmtes Datum (“zahlbar bis 30.09.2026”), tritt der Verzug am Tag danach automatisch ein – ganz ohne Mahnung.
• Ohne konkretes Datum: Fehlt ein solcher Verfalltag, brauchst du zuerst eine Mahnung. Erst danach beginnt der Verzug.

Das ist das stärkste Argument dafür, immer ein Fälligkeitsdatum zu setzen statt nur “zahlbar innert 30 Tagen”. Du sparst dir damit im Streitfall einen ganzen Schritt.

Verzugszins: 5 Prozent pro Jahr

Sobald Verzug eingetreten ist, darfst du nach Art. 104 Abs. 1 OR einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr verlangen – und zwar ohne dass das irgendwo vereinbart sein müsste. Einen höheren Satz kannst du nur fordern, wenn du ihn vorgängig vertraglich festgehalten hast.

Ein Rechenbeispiel: Bei einer offenen Rechnung von CHF 5’000, die 60 Tage überfällig ist, ergibt das rund CHF 41 Verzugszins. Bei kleinen Beträgen ist das mehr Signal als Ertrag – bei grösseren Rechnungen oder langer Verzögerung summiert es sich aber spürbar.

Mahngebühren: nur mit vertraglicher Grundlage

Hier liegt der Punkt, den viele falsch machen. Anders als der Verzugszins sind Mahngebühren nicht von Gesetzes wegen geschuldet. Sie brauchen eine vertragliche Grundlage – und nach der Rechtsprechung genügt eine vage Klausel nicht. Ein Satz wie “Mahnspesen gehen zulasten der Kundschaft” reicht nicht aus; die Höhe muss ausdrücklich genannt sein.

Praktisch heisst das: Nimm einen konkreten Betrag in deine AGB oder in die Offerte auf, zum Beispiel “CHF 20 pro Mahnung”. Ohne diese Grundlage kannst du eine Mahngebühr zwar aufführen, aber im Ernstfall nicht durchsetzen. Üblich sind Beträge zwischen CHF 20 und CHF 30 – wer deutlich mehr verlangt, riskiert, dass die Gebühr als unzulässig eingestuft wird.

Der Mahnprozess in drei Stufen

Bewährt hat sich ein gestuftes Vorgehen. Es hält den Ton lange freundlich und dokumentiert trotzdem lückenlos, dass du gemahnt hast:

• Zahlungserinnerung – der freundliche Hinweis, üblicherweise ohne Gebühr. Sehr oft ist eine offene Rechnung schlicht untergegangen, und dieser eine Hinweis erledigt den Fall.
• 1. Mahnung – förmlich, mit neuer Frist und dem Hinweis auf Verzugszins und Mahngebühr.
• 2. Mahnung – letzte Frist, mit Ankündigung weiterer Schritte.

Zwischen den Stufen sind 10 bis 14 Tage üblich. Wichtig ist weniger die exakte Länge als die Konsequenz: Wer unregelmässig mahnt, signalisiert, dass es nicht so eilt.

In Effizo läuft dieser Ablauf direkt aus der Rechnungsstellung heraus. Fristen und Mahngebühr legst du selbst fest, der Mahnbrief enthält einen QR-Zahlteil über den vollen offenen Betrag, und die Gebühr wird gleich mit Beleg verbucht.

Wenn nichts hilft: die Betreibung

Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Wirkung, führt der Weg über das Betreibungsamt am Wohn- oder Sitzort der Schuldnerseite. Du stellst ein Betreibungsbegehren und schiesst die Kosten vor. Erhebt die Gegenseite Rechtsvorschlag, brauchst du die Rechtsöffnung – dann wird aus der Betreibung ein rechtliches Verfahren.

Für viele Einzelfirmen ist die Betreibung der Punkt, an dem sich der Aufwand nur noch bei grösseren Beträgen lohnt. Umso wichtiger ist alles, was davor passiert.

Verjährung: 5 oder 10 Jahre

Forderungen verjähren. Der Grundsatz nach Art. 127 OR sind zehn Jahre. Für viele typische Geschäfte gilt aber die kürzere Frist von fünf Jahren nach Art. 128 OR – darunter handwerkliche Arbeiten, gewöhnliche Verkäufe und zahlreiche Dienstleistungen.

Ein Detail, das gerne übersehen wird: Eine blosse Mahnung unterbricht die Verjährung nicht. Dafür braucht es eine Anerkennung durch die Schuldnerseite – etwa eine Teilzahlung – oder einen formellen Schritt wie Betreibung oder Klage.

So behältst du den Überblick

Ein Mahnwesen funktioniert nur, wenn du jederzeit siehst, welche Rechnung offen ist und seit wann. Genau daran scheitert es in der Praxis am häufigsten – nicht am guten Willen, sondern an der fehlenden Übersicht.

Hilfreich sind ein klarer Status pro Rechnung, ein fixer Termin im Monat, an dem du offene Posten durchgehst, und eine Buchhaltung, die laufend nachgeführt ist statt einmal im Jahr. Wie du dir den Überblick über deine Finanzen verschaffst, haben wir separat beschrieben.

Fazit

Die Regeln sind überschaubar: Setz ein konkretes Fälligkeitsdatum, dann tritt der Verzug automatisch ein. Der Verzugszins von 5 Prozent steht dir von Gesetzes wegen zu, die Mahngebühr nur mit ausdrücklicher vertraglicher Grundlage. Und ein gestuftes, konsequentes Mahnwesen bringt mehr als eine scharf formulierte Einzelmahnung nach sechs Monaten.

Mit Effizo erstellst du Rechnungen mit QR-Zahlteil und mahnst offene Posten in drei Stufen – zum Fixpreis von CHF 120 pro Jahr. Alle Details findest du auf der Seite zu unseren Preisen und in der einfachen Buchhaltung.