MWST-Anmeldung: ab wann du dich melden musst – und innert welcher Frist

Die Mehrwertsteuer ist die einzige Abgabe, bei der du selbst merken musst, dass du sie schuldest. Niemand schreibt dir. Es gibt keinen Brief, der ankommt, wenn du die Grenze überschreitest, und keine Erinnerung, wenn du sie übersehen hast. Die Pflicht entsteht aus deinem Umsatz – und die Verantwortung, das zu bemerken, liegt bei dir.

Deshalb ist die richtige Frage nicht “muss ich?”, sondern “seit wann?”.

Die Schwelle: CHF 100’000

Steuerpflichtig wird, wer im Inland ein Unternehmen betreibt und aus steuerbaren Leistungen einen Umsatz von mindestens CHF 100’000 im Jahr erzielt (Art. 10 MWSTG). Drei Details daran werden regelmässig falsch verstanden:

Es zählt der Umsatz, nicht der Gewinn. Was nach Abzug deiner Kosten übrig bleibt, spielt keine Rolle. Ein Handwerksbetrieb mit hohem Materialanteil erreicht die Grenze früher als eine beratende Tätigkeit mit demselben Verdienst.

Es zählt der weltweite Umsatz. Auch Leistungen an Kundschaft im Ausland gehören dazu, sofern sie im Inland steuerbar wären. Wer einen Teil seiner Arbeit über die Grenze verkauft und deshalb nur den Schweizer Anteil zusammenzählt, rechnet sich unter die Schwelle.

Für gemeinnützige Institutionen sowie nicht gewinnstrebige Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze höher, nämlich bei CHF 250’000. Für Einzelfirmen und normale Unternehmen gilt die Zahl von CHF 100’000.

Wann die Steuerpflicht beginnt

Hier trennen sich zwei Fälle, und der Unterschied ist für den Start entscheidend.

Fall 1 – absehbar von Anfang an. Steht schon bei der Aufnahme der Tätigkeit fest, dass du die Grenze innerhalb der ersten zwölf Monate erreichen wirst, beginnt die Steuerpflicht mit der Aufnahme dieser Tätigkeit. Du bist also ab dem ersten Tag steuerpflichtig, nicht ab dem Tag, an dem der hunderttausendste Franken verbucht ist.

Fall 2 – hineingewachsen. Warst du bisher von der Steuerpflicht befreit und überschreitest die Grenze im Lauf eines Geschäftsjahres, beginnt die Steuerpflicht nach Ablauf dieses Geschäftsjahres.

Der erste Fall trifft mehr Gründende, als man denkt: Wer ein Handelsgeschäft oder einen Betrieb mit Materialeinsatz startet, weiss meist von Beginn weg, wo der Umsatz landen wird.

Die 30-Tage-Frist

Sobald die Steuerpflicht beginnt, hast du 30 Tage Zeit, dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anzumelden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Die Frist läuft ab Beginn der Steuerpflicht, nicht ab dem Moment, in dem es dir auffällt.

Die Anmeldung erfolgt online bei der ESTV. Du erhältst anschliessend deine Mehrwertsteuernummer, die auf der UID aufbaut – derselben Nummer, die dein Unternehmen ohnehin identifiziert.

Das ist auch der Grund, weshalb du deinen Umsatz laufend kennen solltest und nicht erst im Frühling des Folgejahres. Wer die Grenze im September überschreitet und das im März beim Jahresabschluss entdeckt, hat die Frist längst verpasst und schuldet die Steuer trotzdem auf allen Umsätzen seit Beginn der Pflicht – nur hat er sie seiner Kundschaft nie verrechnet.

Der zweite Schwellenwert bei CHF 100’000

Es gibt eine zweite Regel mit derselben Zahl, und die beiden werden regelmässig verwechselt: Eine Einzelfirma muss sich ins Handelsregister eintragen lassen, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mindestens CHF 100’000 erzielt hat (Art. 931 Abs. 1 OR). Ausgenommen sind Angehörige der freien Berufe, sofern sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben.

Gleiche Zahl, aber andere Regeln. Die Mehrwertsteuerpflicht kann schon mit dem ersten Geschäftstag beginnen, und für die Anmeldung gilt die Frist von 30 Tagen. Die Eintragungspflicht dagegen knüpft an das abgeschlossene Geschäftsjahr an, und eine gesetzliche Frist gibt es dafür nicht: Kommst du ihr nicht nach, fordert dich das Handelsregisteramt dazu auf und setzt dir eine Frist (Art. 938 OR). Wer die Grenze erreicht, hat also in aller Regel zwei Dinge zu erledigen und nicht eines. Unterhalb der Grenze kannst du dich freiwillig eintragen lassen (Art. 931 Abs. 3 OR), und bei neuer Kundschaft wirkt das oft seriöser. Wann der Eintrag bei einer Gründung an der Reihe ist, zeigt der Beitrag zur Reihenfolge bei der Gründung einer Einzelfirma.

Freiwillig anmelden: wann es sich lohnt

Du kannst dich auch anmelden, bevor du musst. Das Gesetz nennt das den Verzicht auf die Befreiung von der Steuerpflicht (Art. 11 MWSTG). Zwei Punkte dazu:

• Der Verzicht ist frühestens auf den Beginn der laufenden Steuerperiode möglich.
• Du musst ihn während mindestens einer Steuerperiode beibehalten (Art. 11 Abs. 2 MWSTG). Es ist also keine Entscheidung, die du nach zwei Monaten zurücknimmst.

Dafür spricht vor allem der Vorsteuerabzug. Wer zu Beginn grösser investiert – Fahrzeug, Maschinen, Ausbau, Ausrüstung –, kann die darauf bezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Bei CHF 60’000 Investitionen zum Normalsatz sind das mehrere Tausend Franken, die sonst schlicht Kosten bleiben. Ein zweites Argument: Wenn deine Kundschaft überwiegend aus Unternehmen besteht, zieht sie die Steuer ohnehin ab – sie belastet deine Preise dort gar nicht.

Dagegen spricht der Aufwand und die Preiswirkung. Du rechnest periodisch ab, führst die Vorsteuern sauber, und bei privater Kundschaft wirst du um den Steuersatz teurer, ohne dass jemand etwas abziehen kann. Für eine Dienstleistung an Privatpersonen mit wenig Materialeinsatz ist die freiwillige Anmeldung selten ein gutes Geschäft.

Was sich ändert, sobald du angemeldet bist

Drei Dinge sofort:

Deine Rechnungen brauchen die UID. Sobald du steuerpflichtig bist, gehört deine Mehrwertsteuernummer auf jede Rechnung, zusammen mit dem Steuersatz und dem Steuerbetrag. Wenn deine Rechnungsstellung das automatisch mitführt, ist das eine Einstellung statt einer Fehlerquelle.

Du wählst eine Abrechnungsmethode. Effektiv oder mit dem Saldosteuersatz – die Wahl bestimmt, wie viel Arbeit dich die Abrechnung kostet und wie viel Steuer du am Ende zahlst. Welche Methode zu welchem Betrieb passt, steht im Beitrag zur MWST-Abrechnung.

Du arbeitest mit den geltenden Sätzen: 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz, 3,8 % Sondersatz für Beherbergung.

Die drei häufigsten Fehler

1. Auf ein Schreiben warten. Es kommt keines. Die Pflicht entsteht aus deinem Umsatz.
2. MWST verrechnen, bevor man angemeldet ist. Wer Mehrwertsteuer ausweist, ohne steuerpflichtig zu sein, schuldet sie trotzdem.
3. Nur den Schweizer Umsatz zählen. Der massgebende Umsatz ist der weltweite.

Alle drei haben dieselbe Ursache: Der eigene Umsatz ist nicht laufend bekannt. Eine Buchhaltung, die während des Jahres nachgeführt wird, macht die Schwelle sichtbar, bevor sie überschritten ist – und nicht erst, wenn die Frist abgelaufen ist.

Fazit

Die Grenze liegt bei CHF 100’000 weltweitem Umsatz aus steuerbaren Leistungen, die Anmeldefrist bei 30 Tagen ab Beginn der Steuerpflicht. Ob dieser Beginn der erste Geschäftstag ist oder das Ende des Jahres, in dem du die Grenze überschritten hast, hängt davon ab, ob es von Anfang an absehbar war.

Wer die Zahl kennt, plant sie ein – im Stundensatz ebenso wie in der Rückstellung, die neben der AHV Platz haben muss. Und wer die Abrechnung nicht von Hand zusammensuchen will, lässt sie aus den erfassten Belegen entstehen: Die MWST-Funktion in Effizo bereitet die Abrechnung aus deinen laufenden Buchungen auf.