Einzelfirma gründen: die Reihenfolge, die Geld spart

Die meisten Anleitungen zur Gründung einer Einzelfirma sind Listen: Name, AHV, Handelsregister, Versicherungen, Mehrwertsteuer, Bankkonto. Die Punkte stimmen, nur steht fast nie dabei, in welcher Reihenfolge du sie angehst. Dabei entstehen genau dort die Kosten.

Manches kostet Geld, wenn du es zu früh erledigst: ein Logo für einen Namen, den du nicht verwenden darfst, oder ein Handelsregistereintrag mit einem Zweck, der ein Jahr später nicht mehr passt. Bei anderem ist es umgekehrt, dort wird zu spät teuer: Die AHV fordert Beiträge nach, und die Mehrwertsteuer wird auf Umsätze fällig, die du nie verrechnet hast. Die acht Schritte unten sind so geordnet, dass dir beides erspart bleibt.

Schritt 1: Klären, was dich bindet

Bevor du einen Namen suchst oder einen Auftrag annimmst, klärst du zwei Dinge. Beides ist schnell erledigt, und wer es übersieht, riskiert Ärger mit dem bisherigen Arbeitgeber oder muss mit dem ersten Auftrag warten.

Dein Arbeitsvertrag. Solange du angestellt bist, gilt deine Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber. Bezahlte Arbeit für Dritte ist dir untersagt, soweit du damit diese Pflicht verletzt, «insbesondere den Arbeitgeber konkurrenziert» (Art. 321a Abs. 3 OR). Ein Nebenerwerb in derselben Branche und bei derselben Kundschaft fällt genau darunter.

Nach dem Austritt gilt ein Konkurrenzverbot nur, wenn du es schriftlich vereinbart hast (Art. 340 Abs. 1 OR). Verbindlich ist es zudem nur, wenn du Einblick in den Kundenkreis oder in Geschäftsgeheimnisse hattest und deren Verwendung deinen Arbeitgeber erheblich schädigen könnte (Art. 340 Abs. 2 OR). Es muss nach Ort, Zeit und Gegenstand angemessen begrenzt sein und darf nur unter besonderen Umständen drei Jahre überschreiten (Art. 340a OR). Lies deinen Vertrag darauf hin durch, bevor du potenzielle Kundschaft ansprichst.

Eine allfällige Bewilligung. Die meisten Tätigkeiten kannst du ohne Bewilligung aufnehmen. Reglementiert sind wenige Bereiche, teils vom Bund – etwa Gesundheitsberufe, pädagogische und soziale Berufe –, teils von den Kantonen, etwa Verkehr, Architektur und juristische Berufe. Ob dein Beruf dazugehört, zeigt die Liste der reglementierten Berufe beim SBFI. Ist eine Bewilligung nötig, brauchst du sie vor dem ersten Auftrag.

Schritt 2: Die Rechtsform – kurz eingeordnet

Dieser Beitrag geht von einer Einzelfirma aus. Die Frage stellt sich trotzdem bei jeder Gründung, deshalb hier kurz, was Einzelfirma und GmbH grundsätzlich unterscheidet:

Unterschätzt wird oft die Haftung: Bei der Einzelfirma gibt es keine Trennung zwischen dir und deinem Geschäft. Schulden des Geschäfts sind deine Schulden.

Ob und wann sich später ein Wechsel in eine GmbH lohnt, hängt von deinem Gewinn, deinem Haftungsrisiko und deiner Steuersituation ab. Eine feste Umsatzgrenze dafür gibt es nicht. Lass dich beraten, wenn es so weit ist. Die ausführliche Gegenüberstellung aller Rechtsformen bietet das KMU-Portal des Bundes: Übersicht der Rechtsformen.

Schritt 3: Der Name – geprüft, bevor du ihn verwendest

Beim Namen kostet eine falsche Reihenfolge am meisten, denn alles Weitere baut darauf auf: Logo, Domain, Briefpapier, Rechnungsvorlage.

Der Familienname gehört hinein. Wer ein Geschäft allein betreibt, muss den wesentlichen Inhalt der Firma aus dem Familiennamen bilden, mit oder ohne Vornamen (Art. 945 Abs. 1 OR). Zusätze sind erlaubt, wenn sie die Tätigkeit beschreiben oder eine Fantasiebezeichnung sind (Art. 944 OR), aber keiner darf eine Gesellschaft andeuten. «Anna Muster Webdesign» geht, «Muster & Partner» nicht. Plane den Namen von Anfang an so, dass der Familienname darin Platz hat – auch wenn du dich erst später ins Handelsregister einträgst. Sonst heisst dein Geschäft beim Eintrag plötzlich anders als auf Logo und Webseite.

Zefix zeigt, was schon eingetragen ist. Im Zentralen Firmenindex Zefix siehst du kostenlos, welche Firmen im Handelsregister stehen. Für eine gründlichere Prüfung auf ähnlich lautende Namen empfiehlt das Eidgenössische Amt für das Handelsregister eine Firmenrecherche, die es gegen eine Gebühr durchführt. Beides sagt dir allerdings nur, ob der Name bereits vergeben ist, nicht, ob er zulässig ist – das prüft das kantonale Handelsregisteramt.

Der Eintrag schützt weniger, als man denkt. Eine eingetragene Einzelfirma darf von niemandem sonst an demselben Ort verwendet werden (Art. 946 OR). An einem anderen Ort kann jemand denselben Namen eintragen. Eine GmbH dagegen muss sich von allen Firmen in der Schweiz deutlich unterscheiden (Art. 951 OR).

Marken sind ein eigenes Register. Das Handelsregister prüft keine Marken. Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum hält fest, es sei ein Irrtum, dass eine Firma automatisch auch als Marke geschützt ist – und dass der Eintrag im Handelsregister nur den Namen schützt, nicht die grafische Gestaltung. Hat jemand deinen Namen als Marke eingetragen, kannst du ihn unter Umständen nur noch beschränkt verwenden. Das IGE empfiehlt deshalb, vor dem Eintrag abzuklären, ob identische oder ähnliche Namen bereits als Marke geschützt sind.

Schritt 4: Domain, Logo und Webseite

Mit einem geprüften Namen kannst du investieren, ohne doppelt zu zahlen. Drei Dinge genügen für den Anfang:

• Eine eigene Domain. Eine Adresse wie anna@muster-webdesign.ch wirkt anders als eine Gratis-Mailadresse. Ob der Name frei ist, siehst du bei nic.ch, der Registrierungsstelle für .ch-Domains. Registrieren kannst du ihn dort nicht direkt, sondern über einen der Registrare, die nic.ch auflistet. Prüfe die Domain am besten gleichzeitig mit dem Namen in Schritt 3: Ein Name, dessen Domain vergeben ist, ist oft schon deshalb der falsche.
• Ein schlichtes Logo. Für den Start genügt meist der Name in einer guten Schrift. Ein aufwendiges Design kann warten, bis du weisst, wie dein Geschäft wirklich aussieht.
• Eine einfache Webseite. Ein Baukasten reicht für den Anfang. Deine Kundschaft sucht dort zuerst Angebot, Preise und Kontakt, und dafür braucht es keine teure Lösung.

Schritt 5: Die erste Rechnung

Jetzt kommt der Schritt, den viele erst nach der Bürokratie erwarten: die ersten zahlenden Aufträge. Er gehört hierhin, weil der nächste Schritt ihn voraussetzt.

Drei Vorbereitungen lohnen sich vor der ersten Rechnung:

• Der Preis. Dein bisheriger Lohn ist dafür der falsche Ausgangspunkt, weil du auf eigene Rechnung Ferien, Krankheit, Sozialversicherungen und unverrechenbare Stunden selbst trägst. Wie du ihn herleitest, steht im Beitrag zum Stundensatz.
• Das Konto. Ein eigenes Geschäftskonto ist keine Pflicht, aber ab der ersten Zahlung der einfachste Weg zu einer sauberen Buchhaltung.
• Die Rechnung selbst. Was auf eine Schweizer Rechnung gehört, welche Zahlungsfrist üblich ist und wann du mahnen darfst, steht im Beitrag zu Rechnung und Mahnwesen.

Schritt 6: Die AHV-Anmeldung

Ob du selbständig bist, entscheidet die Ausgleichskasse, und zwar im Einzelfall. Massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht das, was in deinen Verträgen steht. Sie will unter anderem sehen, dass du nach aussen unter eigenem Namen auftrittst, ein eigenes wirtschaftliches Risiko trägst und für mehrere Auftraggebende arbeitest. Wer alle Aufträge von derselben Stelle erhält, wird üblicherweise als unselbständig eingestuft.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge: Rechnungen an verschiedene Auftraggebende sind der Nachweis, den die Kasse sehen will. Mit ihnen meldest du dich in den ersten Monaten deiner Tätigkeit an. Zu lange warten solltest du trotzdem nicht, denn angemeldet sein musst du auch ohne Aufforderung (Art. 64 Abs. 5 AHVG), und Beiträge werden rückwirkend erhoben. Mit welchen Beträgen du rechnen musst und wie viel du zurücklegen solltest, steht im Beitrag zu den AHV-Beiträgen.

Schritt 7: Das Handelsregister – wenn du musst oder willst

Pflicht wird der Eintrag nach dem ersten Jahr mit CHF 100’000 Umsatz. Das Gesetz knüpft an das letzte Geschäftsjahr an: Wer ein Gewerbe betreibt, das im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100’000 erzielt hat, muss sein Einzelunternehmen eintragen lassen (Art. 931 Abs. 1 OR). Ausgenommen sind Angehörige der freien Berufe, sofern sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Ob das auf dich zutrifft, klärt das Handelsregisteramt deines Kantons.

Freiwillig geht es jederzeit (Art. 931 Abs. 3 OR). Der Eintrag kostet eine Gebühr, schützt deinen Namen am Ort deines Sitzes und wirkt bei neuer Kundschaft oft seriöser.

Den Zweck breit genug fassen. Beim Eintrag wird auch der Zweck deines Unternehmens eingetragen (Art. 38 HRegV), und jede Änderung muss ebenfalls eingetragen werden – das kostet jedes Mal eine Gebühr. Beschreibe deshalb dein Tätigkeitsfeld, nicht nur die eine Dienstleistung, mit der du heute beginnst: «Gestaltung und Entwicklung von Webseiten sowie Beratung in digitaler Kommunikation» trägt länger als «Erstellung von Webseiten für Restaurants». Ganz beliebig darf der Zweck allerdings nicht werden. Das Tätigkeitsfeld muss für Dritte klar ersichtlich sein (Art. 118 Abs. 1 HRegV).

Schritt 8: Die Mehrwertsteuer – im Blick behalten

Auch bei der Mehrwertsteuer liegt die Grenze bei CHF 100’000 Umsatz, sie folgt aber eigenen Regeln: Ist schon beim Start absehbar, dass du sie in den ersten zwölf Monaten erreichst, beginnt die Steuerpflicht am ersten Tag. Wächst du hinein, beginnt sie nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem du die Grenze erreicht hast. Ab Beginn der Steuerpflicht hast du 30 Tage für die Anmeldung. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur MWST-Anmeldung.

Deshalb lohnt es sich, deinen Umsatz schon während des Jahres zu kennen und nicht erst beim Abschluss.

Die Reihenfolge auf einen Blick

Fazit

Keiner dieser Schritte ist schwierig. Teuer wird die Gründung einer Einzelfirma dort, wo Schritte in der falschen Reihenfolge passieren: ein Logo vor der Namensprüfung, die AHV vor dem ersten Auftrag oder zu lange danach, ein Zweck, der nur die erste Dienstleistung beschreibt.

Ab dem fünften Schritt hängt fast alles an deinem Umsatz. Wer Einnahmen und Ausgaben vom ersten Tag an erfasst, sieht rechtzeitig, wann Handelsregister und Mehrwertsteuer zum Thema werden. Für eine Einzelfirma unter CHF 500’000 Umsatz genügt dafür die einfache Buchhaltung; wie sie funktioniert, erklärt der Beitrag zur Milchbüchleinrechnung.

Welche Fehler beim Start sonst am häufigsten passieren, vom Stundensatz bis zur Mahngebühr, fasst der Beitrag zu den häufigsten Fehlern beim Start in die Selbständigkeit zusammen.