Die häufigsten Fehler beim Start in die Selbständigkeit

Wer sich selbständig macht, bekommt viele Ratschläge. Ein Teil davon ist falsch, und zwar gerade die Regeln, die besonders oft wiederholt werden: eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen, ein Freibetrag bei der AHV für alle mit kleinem Gewinn, eine Mehrwertsteuerpflicht, die rückwirkend für das ganze Jahr gilt. Keine dieser drei steht so im Gesetz.

Die zehn Fehler unten sind nach dem Zeitpunkt geordnet, an dem sie meistens passieren, vom ersten Preis bis zur Mehrwertsteuer. Zu jedem steht, was gilt und wo es ausführlich erklärt ist.

1. Den alten Lohn auf die Stunde umrechnen

Der naheliegende Weg zum ersten Stundensatz: Monatslohn durch Arbeitsstunden teilen und etwas daraufschlagen. Das Ergebnis ist fast immer zu tief, oft um die Hälfte.

Dein Lohn war nur der Teil, der ausbezahlt wurde. Die Arbeitgeberhälfte der AHV, die bezahlten Ferien, die Lohnfortzahlung bei Krankheit und die Beiträge an die Pensionskasse trug der Arbeitgeber. Ausserdem wurdest du auch für Sitzungen, Administration und Akquise bezahlt. Auf eigene Rechnung trägst du all das selbst. Von rund 1’800 Arbeitsstunden im Jahr sind je nach Branche nur 55 bis 70 Prozent verrechenbar.

Wie du den Satz stattdessen vom Zielverdienst her rechnest, zeigt der Beitrag zum Stundensatz.

2. Mit einem einzigen Auftraggeber starten

Viele beginnen mit einem grossen Kunden, oft dem bisherigen Arbeitgeber. Das bringt sofort Umsatz, gefährdet aber, dass du als selbständig anerkannt wirst.

Ob du selbständig bist, entscheidet die Ausgleichskasse im Einzelfall, und massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht die Bezeichnung im Vertrag. Stammt praktisch dein ganzer Umsatz von einer Stelle, arbeitest du mit deren Infrastruktur und trägst kein eigenes unternehmerisches Risiko, stuft die Kasse die Tätigkeit üblicherweise als unselbständig ein. Mehrere Auftraggebende sind deshalb auch der Nachweis, den sie bei der Anmeldung sehen will. Mehr dazu im Beitrag zu den AHV-Beiträgen.

3. Die AHV-Anmeldung aufschieben

Hier passieren zwei entgegengesetzte Fehler. Wer sich anmeldet, bevor es Rechnungen gibt, kann der Kasse noch nichts vorlegen. Häufiger ist aber, dass jemand zu lange wartet.

Anmelden musst du dich auch dann, wenn dich niemand dazu auffordert (Art. 64 Abs. 5 AHVG). Die Beiträge werden rückwirkend erhoben, und auf verspätet bezahlten Beiträgen fällt ein Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr an, unabhängig vom Verschulden.

Verbreitet ist zudem der Irrtum, bei kleinem Gewinn im ersten Jahr fielen keine Beiträge an. Der Mindestbeitrag ist auch dann geschuldet. Die Grenze, unter der ein selbständiges Einkommen beitragsfrei bleibt, gilt nur für den Nebenerwerb neben einer Anstellung. Die aktuellen Beträge stehen im Beitrag zu den AHV-Beiträgen, wo sie jedes Jahr nachgeführt werden. Wann die Anmeldung zwischen erster Rechnung und Handelsregister an der Reihe ist, zeigt die Reihenfolge bei der Gründung einer Einzelfirma.

4. Nichts für AHV und Steuern zurücklegen

Im ersten Jahr zahlst du Akontobeiträge, die auf deiner eigenen Schätzung beruhen. Definitiv abgerechnet wird erst, wenn die Steuerbehörde dein tatsächliches Einkommen meldet, und das kann Jahre dauern. Läuft das Geschäft besser als geschätzt, kommt die Nachzahlung für ein Jahr, das du längst abgeschlossen hast. Gleichzeitig trifft dich die Einkommenssteuer auf denselben Gewinn.

Als Faustregel für die AHV gelten rund 10 Prozent des Gewinns, laufend zur Seite gelegt. Liegt dein Einkommen deutlich über der Schätzung, melde es der Kasse und lass die Akontobeiträge anpassen. Wie AHV und Steuern zusammenspielen, steht im Beitrag zur Steuererklärung der Einzelfirma.

5. Annehmen, du seist versichert wie in der Anstellung

Solange du angestellt warst, warst du gegen Arbeitslosigkeit versichert, über den Arbeitgeber gegen Unfall und in einer Pensionskasse. Mit der Selbständigkeit fällt das weg:

• Keine Arbeitslosenversicherung. Selbständige sind nicht ALV-versichert, und es gibt dafür keinen Ersatz.
• Keine automatische zweite Säule. Ohne Arbeitgeber gibt es keine obligatorische Pensionskasse.
• Keine obligatorische Unfallversicherung nach UVG. Das UVG deckt dich nicht mehr automatisch ab.

Welche dieser Lücken du wie schliesst, klärst du am besten mit einer dafür qualifizierten Beratung. Kennen solltest du sie aber, bevor du den ersten Auftrag annimmst.

6. Logo und Webseite vor der Namensprüfung

Ein Logo ist schnell bestellt, eine Domain schnell registriert. Beides war umsonst, wenn du den Namen nicht verwenden darfst.

Bei einer Einzelfirma muss der Familienname den wesentlichen Inhalt der Firma bilden (Art. 945 Abs. 1 OR). «Anna Muster Webdesign» geht, «Muster & Partner» nicht, weil der Zusatz eine Gesellschaft andeutet. Zefix zeigt dir, welche Firmen im Handelsregister stehen, aber nicht, ob dein Name zulässig ist oder mit einer eingetragenen Marke kollidiert. Wie du den Namen prüfst, bevor Geld in Logo und Domain fliesst, steht in der Reihenfolge bei der Gründung einer Einzelfirma.

7. Geschäftliches und Privates über ein Konto laufen lassen

Für eine Einzelfirma schreibt kein Gesetz ein eigenes Geschäftskonto vor. Trotzdem raten alle Quellen dazu, aus drei Gründen: Deine Buchhaltung muss nachvollziehbar sein, auf einem gemischten Konto sagt dir der Saldo nichts über deinen Gewinn, und der Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen funktioniert nur auf einem sauberen Konto.

Falsch ist dagegen die Erwartung, das Geschäftskonto begrenze deine Haftung. Mit einer Einzelfirma haftest du mit deinem ganzen Vermögen, egal wie viele Konten du führst. Wie du die Trennung praktisch aufsetzt, steht im Beitrag zum Geschäftskonto.

8. Die Buchhaltung aufs Jahresende verschieben

Belege in einer Schachtel sammeln und im Februar alles auf einmal erfassen: So gehen Quittungen verloren, Abzüge werden vergessen, und die Zahlen liegen erst vor, wenn es für Entscheidungen zu spät ist.

Der Aufwand ist kleiner, als viele befürchten. Unter CHF 500’000 Umsatz genügt eine einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR); die Vermögenslage wird dabei oft vergessen. Bücher und Belege musst du zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 958f OR), das darf auch digital sein. Wenn du die Belege laufend erfasst, reicht meist eine Viertelstunde pro Woche. Was genau zur einfachen Buchhaltung gehört, erklärt der Beitrag zur Milchbüchleinrechnung, praktische Abläufe stehen in den Tipps zur Organisation deiner Buchhaltung.

9. Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum – und Mahngebühren ohne Grundlage

Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es in der Schweiz nicht. Ohne andere Abmachung kann die Zahlung sofort verlangt werden (Art. 75 OR). Die Frist auf deiner Rechnung legt fest, wann du die Zahlung erwartest. Ab wann die Kundschaft in Verzug ist, ist damit aber noch nicht entschieden.

Setze deshalb ein konkretes Datum, und vereinbare es am besten schon vorher, etwa in der Offerte oder in deinen AGB. Ist ein solcher Verfalltag verabredet, ist die Kundschaft am Tag danach in Verzug, ohne dass du mahnen musst (Art. 102 Abs. 2 OR). Steht das Datum nur auf der Rechnung, brauchst du im Zweifel zuerst eine Mahnung. Ab dem Verzug steht dir ein Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr zu (Art. 104 Abs. 1 OR), auch ohne Vereinbarung.

Bei den Mahngebühren ist es umgekehrt: Sie sind nicht von Gesetzes wegen geschuldet. Verlangen kannst du sie nur, wenn sie vertraglich vereinbart sind, und zwar mit einem ausdrücklich genannten Betrag. Wie du das in AGB oder Offerte festhältst, steht im Beitrag zu Rechnung und Mahnwesen.

10. Die Mehrwertsteuer erst beim Jahresabschluss prüfen

Steuerpflichtig wirst du ab CHF 100’000 Umsatz im Jahr (Art. 10 MWSTG). Drei Details werden dabei regelmässig übersehen: Es zählt der Umsatz, nicht der Gewinn. Es zählt der weltweite Umsatz, auch mit Kundschaft im Ausland, soweit die Leistungen im Inland steuerbar wären. Und niemand schreibt dir, dass es so weit ist; die Pflicht entsteht aus deinem Umsatz.

Ist die Grenze schon beim Start absehbar, beginnt die Steuerpflicht am ersten Tag. Wächst du hinein, beginnt sie nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem du die Grenze erreichst, also nicht rückwirkend. In beiden Fällen hast du ab Beginn der Steuerpflicht 30 Tage für die Anmeldung (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Weist du vorher Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen aus, schuldest du sie trotzdem.

Oft verwechselt wird damit eine zweite Grenze in gleicher Höhe: Ins Handelsregister eintragen lassen musst du deine Einzelfirma erst, wenn sie im letzten Geschäftsjahr CHF 100’000 Umsatz erzielt hat (Art. 931 Abs. 1 OR). Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur MWST-Anmeldung.

Die zehn Fehler auf einen Blick

Fazit

Die meisten dieser Fehler haben dieselbe Ursache: Die eigenen Zahlen sind während des Jahres nicht bekannt. Wer Umsatz und Gewinn laufend sieht, legt genug für AHV und Steuern zurück, merkt rechtzeitig, wann die Mehrwertsteuer zum Thema wird, und weiss, welche Rechnungen noch offen sind.

Dafür braucht es keine doppelte Buchhaltung. Für eine Einzelfirma unter CHF 500’000 Umsatz genügt die einfache Buchhaltung, und im Dashboard von Effizo siehst du Umsatz und Gewinn jederzeit auf einen Blick.