Les erreurs les plus fréquentes au début comme indépendant

Quand on se met à son compte, les conseils ne manquent pas. Une partie d’entre eux sont faux, et ce sont justement les règles qu’on entend le plus souvent : un délai de paiement légal de 30 jours, une franchise AVS pour tous ceux dont le bénéfice est modeste, un assujettissement à la TVA qui s’appliquerait rétroactivement à toute l’année. Aucune de ces trois règles ne figure telle quelle dans la loi.

Les dix erreurs ci-dessous sont classées selon le moment où elles surviennent le plus souvent, du premier prix jusqu’à la TVA. Pour chacune, tu trouveras ce qui s’applique réellement et où le sujet est traité en détail.

1. Convertir ton ancien salaire en tarif horaire

Pour fixer un premier tarif horaire, le réflexe est de diviser le salaire mensuel par les heures de travail et d’ajouter un petit supplément. Le résultat est presque toujours trop bas, souvent de moitié.

Ton salaire n’était que la part qui t’était versée. La moitié patronale de l’AVS, les vacances payées, le salaire en cas de maladie et les cotisations à la caisse de pension étaient à la charge de ton employeur, et ton salaire couvrait aussi les séances, l’administration et la prospection. À ton compte, tout cela est à ta charge. Sur environ 1’800 heures de travail par an, seules 55 à 70 pour cent sont facturables, selon la branche.

Le guide sur le tarif horaire montre comment calculer ton tarif à partir du revenu que tu vises.

2. Démarrer avec un seul mandant

Beaucoup commencent avec un gros client, souvent leur ancien employeur. Le chiffre d’affaires rentre tout de suite, mais cela peut compromettre la reconnaissance de ton statut d’indépendant.

C’est la caisse de compensation qui décide au cas par cas si ton activité est indépendante, sur la base de la situation économique, quel que soit l’intitulé du contrat. Si pratiquement tout ton chiffre d’affaires vient d’une seule source, que tu travailles avec son infrastructure et que tu ne supportes aucun risque économique propre, la caisse qualifie généralement ton activité de dépendante. Avoir plusieurs mandants, c’est donc aussi la preuve que la caisse attend lors de l’affiliation. Le guide sur les cotisations AVS entre dans le détail.

3. Repousser l’affiliation à l’AVS

Deux erreurs opposées guettent ici. Si tu t’annonces avant d’avoir émis la moindre facture, tu n’as encore rien à présenter à la caisse. Mais le plus souvent, on attend trop longtemps.

Tu dois t’annoncer de ta propre initiative, sans attendre qu’on te le demande (art. 64 al. 5 LAVS). Les cotisations sont perçues rétroactivement, et celles qui sont payées en retard portent un intérêt moratoire de 5 % l’an, qu’il y ait faute ou non.

À cela s’ajoute une idée reçue tenace : un bénéfice modeste la première année ne dispense en rien de cotiser. La cotisation minimale reste due. La limite en dessous de laquelle un revenu indépendant est exempt de cotisation ne vaut que pour une activité accessoire exercée à côté d’un emploi. Les montants actuels figurent dans le guide sur les cotisations AVS, où ils sont mis à jour chaque année. Quant au moment de l’affiliation, entre la première facture et le registre du commerce, c’est l’ordre des étapes pour créer une entreprise individuelle qui le situe.

4. Ne rien mettre de côté pour l’AVS et les impôts

La première année, tu paies des acomptes de cotisations fondés sur ta propre estimation. Le décompte définitif n’intervient que lorsque l’autorité fiscale communique ton revenu effectif, ce qui peut prendre des années. Si tes affaires marchent mieux que prévu, le rappel arrive pour un exercice que tu as clos depuis longtemps. Et l’impôt sur le revenu frappe ce même bénéfice au même moment.

Pour l’AVS, la règle empirique est de mettre de côté environ 10 % du bénéfice, régulièrement. Si ton revenu dépasse nettement l’estimation, annonce-le à la caisse et fais adapter tes acomptes. Le guide sur la déclaration d’impôt de l’entreprise individuelle explique comment AVS et impôts s’articulent.

5. Te croire assuré comme lorsque tu étais salarié

Salarié, tu étais assuré contre le chômage, ton employeur t’assurait contre les accidents et tu étais affilié à une caisse de pension. En te mettant à ton compte, tu perds tout cela :

• Pas d’assurance-chômage. Les indépendants ne sont pas assurés contre le chômage, et rien ne la remplace.
• Pas de deuxième pilier automatique. Sans employeur, pas de caisse de pension obligatoire.
• Pas d’assurance-accidents obligatoire selon la LAA. Tu n’es plus assuré automatiquement par ce biais.

Pour savoir comment combler chacune de ces lacunes, le mieux est de t’adresser à un spécialiste qualifié. Tu devrais toutefois les connaître avant d’accepter ton premier mandat.

6. Logo et site web avant la vérification du nom

Un logo se commande vite, un domaine s’enregistre vite. C’est de l’argent perdu si tu n’as pas le droit d’utiliser ce nom.

Dans une entreprise individuelle, l’élément essentiel de la raison de commerce doit être ton nom de famille (art. 945 al. 1 CO). « Anne Dupont Création web » est admis, « Dupont & Associés » ne l’est pas, parce que l’adjonction laisse croire à l’existence d’une société. Zefix te montre quelles entreprises figurent au registre du commerce, mais ne te dit ni si ton nom est admissible ni s’il entre en conflit avec une marque déposée. L’ordre des étapes pour créer une entreprise individuelle explique comment vérifier le nom avant de dépenser de l’argent pour le logo et le domaine.

7. Faire passer le professionnel et le privé par le même compte

Aucune loi n’impose un compte professionnel séparé à une entreprise individuelle. Toutes les sources le recommandent pourtant, pour trois raisons : ta comptabilité doit être traçable, sur un compte mixte le solde ne te dit rien de ton bénéfice, et le rapprochement des paiements avec les factures ne fonctionne que sur un compte réservé à l’activité.

À l’inverse, on attend parfois du compte professionnel ce qu’il ne peut pas offrir : il ne limite pas ta responsabilité. En entreprise individuelle, tu réponds des dettes sur l’ensemble de ta fortune, quel que soit le nombre de comptes que tu tiens. La mise en place concrète de la séparation est détaillée dans le guide sur le compte professionnel.

8. Repousser la comptabilité à la fin de l’année

Garder les justificatifs dans une boîte et tout saisir d’un coup en février : c’est ainsi que naissent les quittances manquantes, les déductions oubliées et des chiffres qu’on découvre quand il est trop tard pour décider quoi que ce soit.

L’effort est moindre que beaucoup ne le craignent. Sous CHF 500’000 de chiffre d’affaires, une comptabilité simplifiée des recettes, des dépenses et de la situation patrimoniale suffit (art. 957 al. 2 CO) ; la situation patrimoniale est d’ailleurs souvent oubliée. Tu dois conserver les livres et les pièces comptables dix ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO), et la conservation électronique est admise. Si tu saisis tes justificatifs au fur et à mesure, il faut généralement compter un quart d’heure par semaine. Le guide sur le Milchbüchlein détaille ce que comprend une comptabilité simplifiée ; pour les routines pratiques, vois les conseils pour organiser ta comptabilité.

9. Des factures sans date d’échéance – et des frais de rappel sans base

Il n’existe pas en Suisse de délai de paiement légal de 30 jours. Sauf autre accord, le paiement peut être exigé immédiatement (art. 75 CO). Le délai inscrit sur ta facture fixe la date à laquelle tu attends le paiement. Il ne décide pas encore à partir de quand ton client est en demeure.

Fixe donc une date précise, idéalement convenue à l’avance, par exemple dans l’offre ou dans tes CGV. Si le jour de l’exécution a été déterminé d’un commun accord, ton client est en demeure dès le lendemain, sans que tu aies à l’interpeller (art. 102 al. 2 CO). Si la date figure seulement sur la facture, il te faudra, dans le doute, d’abord une interpellation. Dès que ton client est en demeure, tu as droit à un intérêt moratoire de 5 % l’an (art. 104 al. 1 CO), même si rien n’a été convenu.

Pour les frais de rappel, c’est l’inverse : ils ne sont pas dus de par la loi. Tu ne peux les réclamer que s’ils ont été convenus contractuellement, avec un montant expressément indiqué. Pour les prévoir dans tes CGV ou dans l’offre, reporte-toi au guide facturation et rappels.

10. Ne regarder la TVA qu’au bouclement

Tu deviens assujetti à partir de CHF 100’000 de chiffre d’affaires par an (art. 10 LTVA). Trois détails passent régulièrement inaperçus. D’abord, c’est le chiffre d’affaires qui compte, pas le bénéfice. Ensuite, c’est le chiffre d’affaires mondial qui est pris en compte, y compris celui réalisé avec une clientèle à l’étranger, dans la mesure où ces prestations seraient imposables sur le territoire suisse. Enfin, personne ne t’écrit pour te prévenir : l’assujettissement découle de ton chiffre d’affaires.

Si le seuil est prévisible dès le départ, l’assujettissement commence le premier jour. Si tu t’en approches progressivement, il commence à l’expiration de l’exercice au cours duquel tu as atteint le seuil, donc sans effet rétroactif. Dans les deux cas, tu as 30 jours dès le début de l’assujettissement pour t’inscrire (art. 66 al. 1 LTVA). Si tu fais figurer la TVA sur tes factures avant cela, tu la dois quand même.

On la confond souvent avec une autre limite, du même montant : tu ne dois faire inscrire ton entreprise individuelle au registre du commerce que si elle a réalisé CHF 100’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice (art. 931 al. 1 CO). Les détails figurent dans le guide sur l’inscription à la TVA.

Les dix erreurs en un coup d’œil

Conclusion

La plupart de ces erreurs ont la même origine : en cours d’année, on ne connaît pas ses propres chiffres. En suivant son chiffre d’affaires et son bénéfice au fil des mois, on met assez de côté pour l’AVS et les impôts, on voit à temps quand la TVA devient un sujet et on sait quelles factures restent ouvertes.

Nul besoin pour cela d’une comptabilité en partie double. Pour une entreprise individuelle sous CHF 500’000 de chiffre d’affaires, la comptabilité simplifiée suffit, et le tableau de bord d’Effizo te montre à tout moment ton chiffre d’affaires et ton bénéfice.