Créer une entreprise individuelle : l’ordre qui te fait économiser

La plupart des guides pour créer une entreprise individuelle sont des listes : nom, AVS, registre du commerce, assurances, TVA, compte bancaire. Tout cela est juste. Ce qui manque, c’est l’ordre, et c’est précisément là que se jouent les coûts.

Certaines démarches coûtent de l’argent si tu les fais trop tôt : un logo pour un nom que tu n’as pas le droit d’utiliser, ou une inscription au registre du commerce avec un but qui ne correspond plus à ton activité un an plus tard. D’autres coûtent de l’argent si tu les fais trop tard : l’AVS réclame des cotisations après coup, la TVA devient due sur des chiffres d’affaires que tu n’as jamais facturés. Ce guide ordonne les étapes pour éviter l’un comme l’autre.

Étape 1 : clarifier ce qui te lie

Avant de chercher un nom ou d’accepter un mandat, clarifie deux choses qui ne te coûtent rien, mais qui peuvent tout bloquer.

Ton contrat de travail. Si tu démarres en parallèle à un emploi, tu restes tenu par ton devoir de fidélité. Pendant la durée des rapports de travail, tu ne peux pas travailler contre rémunération pour un tiers si cela viole ce devoir, en particulier si tu fais concurrence à ton employeur (art. 321a al. 3 CO). Une activité accessoire dans la même branche, auprès de la même clientèle, c’est exactement ce cas de figure.

Après ton départ, une prohibition de faire concurrence ne s’applique que si tu l’as acceptée par écrit (art. 340 al. 1 CO). Elle n’est en outre valable que si ton emploi te donnait connaissance de la clientèle ou de secrets d’affaires et que leur utilisation pourrait causer un préjudice sensible à ton employeur (art. 340 al. 2 CO). Elle doit être limitée convenablement quant au lieu, au temps et au genre d’affaires, et ne peut dépasser trois ans qu’en cas de circonstances particulières (art. 340a CO). Relis ton contrat sous cet angle avant d’approcher tes premiers clients – pas après.

Une éventuelle autorisation. La plupart des activités peuvent démarrer sans autorisation. Seuls quelques domaines sont réglementés, certains par la Confédération – par exemple les professions de la santé, les professions pédagogiques et sociales –, d’autres par les cantons, comme les transports, l’architecture ou les professions juridiques. Pour savoir si ton métier en fait partie, consulte les notes informatives sur les professions réglementées du SEFRI. Si une autorisation est nécessaire, obtiens-la avant le premier mandat, pas en parallèle.

Étape 2 : la forme juridique, en bref

Ce guide part du principe que tu crées une entreprise individuelle. Comme la question se pose à chaque création, voici seulement ce qui distingue fondamentalement l’entreprise individuelle de la Sàrl :

Le point le plus souvent sous-estimé est la responsabilité : dans une entreprise individuelle, il n’y a aucune séparation entre toi et ton entreprise. Les dettes de l’entreprise sont tes dettes.

Savoir si, et à quel moment, un passage à la Sàrl vaudra la peine dépend de ton bénéfice, de ton risque de responsabilité et de ta situation fiscale. Il n’existe pas de seuil de chiffre d’affaires fixe, et c’est justement pourquoi la question relève d’un conseil personnalisé plutôt que d’une règle empirique. Le portail PME de la Confédération propose une comparaison détaillée de toutes les formes juridiques : Caractéristiques des différentes formes juridiques.

Étape 3 : le nom, vérifié avant de l’utiliser

Le nom est l’étape où un mauvais ordre coûte le plus cher, parce que tout le reste repose sur lui : logo, domaine, papier à lettres, modèle de facture.

Ton nom de famille doit y figurer. Si tu exploites seul une entreprise, l’élément essentiel de ta raison de commerce doit être ton nom de famille, avec ou sans prénom (art. 945 al. 1 CO). Des adjonctions sont permises si elles décrivent l’activité ou constituent une désignation de fantaisie (art. 944 CO), mais aucune ne doit laisser croire à l’existence d’une société. « Anne Dupont Création web » est possible, « Dupont & Associés » ne l’est pas. Choisis dès le départ un nom qui laisse la place à ton nom de famille – même si tu ne t’inscris au registre du commerce que plus tard. Sinon, au moment de l’inscription, ton entreprise se retrouve avec un autre nom que celui de ton logo et de ton site web.

Zefix montre ce qui est déjà inscrit. Dans l’Index central des raisons de commerce Zefix, tu vois gratuitement quelles entreprises figurent au registre du commerce. Pour un examen plus approfondi des noms similaires, l’Office fédéral du registre du commerce recommande une recherche de raisons de commerce, qu’il effectue moyennant un émolument. Ces deux outils te disent seulement si le nom est déjà pris, pas s’il est admissible – c’est l’office cantonal du registre du commerce qui l’examine.

L’inscription protège moins qu’on ne le croit. Une raison de commerce individuelle inscrite ne peut être utilisée par personne d’autre dans la même localité (art. 946 CO). Dans une autre localité, quelqu’un peut inscrire le même nom. Une Sàrl, en revanche, doit se distinguer nettement de toutes les raisons de commerce déjà inscrites en Suisse (art. 951 CO).

Les marques relèvent d’un autre registre. Le registre du commerce ne vérifie pas les marques. L’Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle (IPI) souligne que c’est une erreur de croire qu’une raison de commerce est automatiquement protégée comme marque – et que l’inscription au registre du commerce protège seulement le nom, pas sa présentation graphique. Si quelqu’un a déposé ton nom comme marque, tu ne peux parfois plus l’utiliser que de façon limitée. L’IPI recommande donc de vérifier, avant l’inscription, si des noms identiques ou similaires sont déjà protégés comme marques.

Ce n’est qu’une fois ces trois vérifications faites que le nom est vraiment le tien.

Étape 4 : ta présence, maintenant et pas avant

Avec un nom vérifié, tu peux investir sans payer deux fois. Trois choses suffisent pour commencer :

• Un domaine à toi. Une adresse comme anne@dupont-creation-web.ch fait une autre impression qu’une adresse e-mail gratuite. Pour savoir si le nom est libre, consulte nic.ch, le registre des domaines .ch. Tu ne peux pas l’y enregistrer directement, mais seulement auprès de l’un des registraires que nic.ch répertorie. Vérifie le domaine en même temps que le nom à l’étape 3 : un nom dont le domaine est déjà pris est souvent, rien que pour cela, le mauvais.
• Un logo sobre. Pour démarrer, ton nom dans une belle police suffit généralement. Un graphisme élaboré peut attendre que tu saches à quoi ressemble vraiment ton activité.
• Un site web simple. Un outil de création de site suffit pour commencer. Ta clientèle a d’abord besoin de connaître ton offre, tes prix et le moyen de te joindre – pas d’un site qui t’a coûté plus que tes premiers mandats ne t’ont rapporté.

Étape 5 : la première facture

Vient maintenant l’étape que beaucoup placent après la paperasse : les premiers mandats payants. Elle se trouve ici parce que l’étape suivante en a besoin.

Trois préparatifs valent la peine avant la première facture :

• Le prix. Ton ancien salaire est le mauvais point de départ, parce qu’à ton compte, tu assumes toi-même vacances, maladie, assurances sociales et heures non facturables. Le guide sur le tarif horaire explique comment le calculer.
• Le compte. Un compte professionnel séparé n’est pas obligatoire, mais c’est, dès le premier paiement, le moyen le plus simple de tenir une comptabilité propre.
• La facture elle-même. Le guide facturation et rappels explique ce qui doit figurer sur une facture suisse, quel délai de paiement est usuel et à partir de quand tu peux envoyer un rappel.

Étape 6 : l’affiliation à l’AVS

Ce n’est pas toi qui décides si tu es indépendant, mais la caisse de compensation – au cas par cas et d’après la situation économique, pas d’après ce qui figure dans tes contrats. Elle veut notamment voir que tu te présentes à l’extérieur sous ton propre nom, que tu supportes ton propre risque économique et que tu travailles pour plusieurs mandants. Si tous tes mandats viennent de la même source, tu es généralement considéré comme salarié.

D’où l’ordre des étapes : les factures adressées à différents mandants sont justement la preuve que la caisse demande. C’est avec elles que tu t’annonces, dans les premiers mois de ton activité. N’attends pas trop longtemps pour autant : tu es tenu de t’annoncer même sans y être invité (art. 64 al. 5 LAVS), et les cotisations sont perçues rétroactivement. Les montants à prévoir et ce que tu devrais mettre de côté figurent dans le guide sur les cotisations AVS.

Étape 7 : le registre du commerce, quand tu dois ou quand tu veux

L’inscription devient obligatoire après une première année à CHF 100’000 de chiffre d’affaires. La loi se réfère au dernier exercice : la personne qui exploite une entreprise ayant réalisé un chiffre d’affaires d’au moins CHF 100’000 lors du dernier exercice doit faire inscrire son entreprise individuelle (art. 931 al. 1 CO). Les membres des professions libérales en sont exemptés, sauf s’ils exploitent une entreprise en la forme commerciale. L’office du registre du commerce de ton canton te dira si cette exception s’applique à toi.

Tu peux t’inscrire volontairement en tout temps (art. 931 al. 3 CO). L’inscription est soumise à un émolument, protège ton nom dans la localité de ton siège et inspire souvent davantage confiance à une nouvelle clientèle.

Formuler le but assez largement. Lors de l’inscription, le but de ton entreprise est lui aussi inscrit (art. 38 ORC), et toute modification doit également être inscrite – ce qui coûte à chaque fois un émolument. Décris donc ton domaine d’activité, pas seulement la prestation avec laquelle tu commences aujourd’hui : « Conception et développement de sites web ainsi que conseil en communication numérique » tient plus longtemps que « Création de sites web pour restaurants ». Le but ne peut pas non plus rester vague à l’excès : le domaine d’activité doit être clairement reconnaissable pour les tiers (art. 118 al. 1 ORC).

Étape 8 : la TVA, à garder à l’œil

La TVA vient en dernier, mais il faut y penser bien avant. Le seuil est lui aussi de CHF 100’000 de chiffre d’affaires, mais il obéit à ses propres règles : s’il est prévisible dès le départ que tu l’atteindras au cours des douze premiers mois, l’assujettissement commence le premier jour. Si tu y arrives progressivement, il commence à la fin de l’exercice au cours duquel tu as atteint le seuil. Dès le début de l’assujettissement, tu as 30 jours pour t’inscrire. Les détails figurent dans le guide sur l’inscription à la TVA.

Même chiffre que pour le registre du commerce, autre autorité, autres règles – c’est pourquoi il vaut la peine de connaître ton chiffre d’affaires en cours d’année, et pas seulement au bouclement.

L’ordre en un coup d’œil

Conclusion

Aucune de ces étapes n’est difficile. Ce qui rend la création coûteuse, ce sont les étapes faites dans le mauvais ordre : un logo avant la vérification du nom, l’AVS avant le premier client ou trop longtemps après, un but qui ne décrit que la première prestation.

Et presque chaque étape à partir de la cinquième dépend d’un chiffre que tu devrais connaître en permanence : ton chiffre d’affaires. Qui saisit ses recettes et ses dépenses dès le premier jour voit quand le registre du commerce et la TVA deviennent pertinents – et pas seulement quand un délai est dépassé. Pour une entreprise individuelle sous CHF 500’000 de chiffre d’affaires, la comptabilité simplifiée suffit ; le guide sur le Milchbüchlein explique comment elle fonctionne.

Les autres erreurs fréquentes du début, du tarif horaire aux frais de rappel, sont réunies dans le guide sur les erreurs les plus fréquentes au début comme indépendant.